Du ska lämna en sammanställning med institutionens eller enhetens samtliga bisysslor till kanslichef vid fakulteten senast 31 mars varje år, såvida inte annat datum överenskommits om vid fakulteten.
I sammanställningen till fakultetens kansli anger du om någon redovisning saknas eller bör granskas närmare. Ange även skäl om en redovisning saknas eller bör granskas närmare. Uppgifterna lämnar du i den rapport som tas ut i Pass.
Om en jävsituation föreligger mellan dig och anställd lärare vid institutionen ska hantering och granskning av den enskilde lärarens redovisning lyftas till dekan. För att uppmärksamma dekan om jävsituationen, lägg in en anmärkning i rapporten och skriv sedan en kommentar i mejlet i samband med att sammanställningen skickas in till kansliet.
Så granskar du en rapport om bisysslor
Alla bisysslor som har redovisats i Pass och sedan handlagts av prefekt eller föreståndare finns sammanfattade i rapporten Bisyssla-Institution. Respektive institutions eller enhets rapport finns att hämta i Pass under menyn Tjänster – Rapportgenerator. Innan du som prefekt eller föreståndare skickar vidare institutionens eller enhetens rapport till fakulteten går du igenom den för att se om det finns någon redovisning som behöver granskas ytterligare av fakultet. Se texten nedan på denna sida för mer information otillåtna bisysslor och vad du särskilt bör granska.
När du granskar och handlägger bisysslor i Pass kan du skriva in en anmärkning om någon redovisning behöver granskas ytterligare. Om du inte har skrivit in alla anmärkningar i Pass eller om du har behov av att komplettera med någon anmärkning finns det möjlighet att också göra anmärkningar direkt i rapporten. Anmärkningen skrivs då in på raden med bisysslan under rubriken Anm chef.
Observera att de anmärkningar du gör i rapporten inte sparas i Pass. Invänta med att göra eventuella anmärkningar direkt i rapporten till det att samtliga redovisningar är handlagda i Pass.
Otillåtna bisysslor
Som offentligt anställd är det förbjudet att ha vissa bisysslor. Begränsningarna finns reglerade i lag och kollektivavtal. Otillåtna bisysslor utgörs av:
- Förtroendeskadlig bisyssla
- Arbetshindrande bisyssla
- Konkurrerande bisyssla
Bedömningen av om en bisyssla är otillåten görs utifrån en helhetsbedömning av samtliga omständigheter i varje enskilt fall. Det innebär att en bisyssla kan vara tillåten för en person men otillåten för en annan.
Förbudet mot förtroendeskadliga, arbetshindrande och konkurrerande bisysslor gäller såväl lärare och de som omfattas av chefsavtalet som teknisk- och administrativ personal. Förbudet mot förtroendeskadlig och konkurrerande bisysslor gäller även arbetstagare som är tjänstledig från sin anställning.
Om du är osäker på hur situationen ska bedömas kontakta universitetsjuristerna.
Förtroendeskadlig bisyssla
En offentliganställd inte får inte ha någon anställning eller något uppdrag eller utöva någon verksamhet som kan
- rubba förtroendet för hans eller hennes opartiskhet eller
- rubba förtroendet för opartiskheten hos någon annan arbetstagare vid myndigheten eller
- skada myndighetens anseende.
Det innebär att en anställd inte får åta sig en bisyssla som medför risk för att jävssituationer kan uppkomma eller andra situationer där den anställdes objektivitet och saklighet kan ifrågasättas.
Det räcker att det kan finnas en risk för att allmänheten ifrågasätter myndighetens eller någon anställds objektivitet för att en bisyssla ska klassificeras som förtroendeskadlig.
Bedömning av om en bisyssla är förtroendeskadlig
En samlad bedömning ska göras av de omständigheter som kan ha betydelse för att bevara allmänhetens förtroende för Umeå universitet, för arbetstagarens opartiskhet eller opartiskheten hos någon annan arbetstagare vid universitetet. Du som bedömer bisysslan ska bedöma hur stor risken är för att bisysslan påverkar förtroendet i det aktuella fallet och vilken risk som eventuellt kan godtas.
När du bedömer risken för förtroendeskada ska du ta hänsyn både till bisysslans omfattning och bisysslans beröring till Umeå universitets verksamhetsområde.
Förtroendeskadlig bisyssla anses bland annat föreligga när;
- bisysslan innebär att den anställde riskerar att vara jävig i utförandet av sina arbetsuppgifter vid universitetet,
- bisysslan medför risk för att allmänhetens förtroende för universitetets utbildnings- och forskningsverksamhet kan påverkas,
- utövandet av bisysslan ger intryck av att universitet är engagerat i eller auktoriserar bisysslan.
Faktorer och situationer som kan påverka bedömningen
Nedan följer exempel på faktorer och situationer som kan påverka bedömningen av om bisysslan är förtroendeskadlig eller ej;
- Bisysslans omfattning - är bisysslan så omfattande eller bedrivs den under så lång tid att den anställdes lojalitet kan ifrågasättas?
- Ekonomisk omfattning - ger bisysslan så omfattande ekonomiska fördelar att den anställdes lojalitet kan ifrågasättas?
- Arbetsuppgifter – ställer den anställdes arbetsuppgifter vid universitetet särskilda krav på orubbat förtroende? Exempelvis myndighetsutövande, förvaltande, upphandlings - eller tillsynsuppgifter.
- Den anställdes ställning – har den anställde en sådan ställning att bisysslan kan antas påverka förtroendet för universitetets verksamhet? Större krav får anses ställas på personer i ledande ställning, till exempel rektor, dekan, prefekt.
- Arbetsuppgifterna i bisysslan – innebär bisysslan enkla eller kvalificerade arbetsuppgifter? Mer kvalificerade arbetsuppgifter - större risk för förtroendeskada.
- Ställning i företaget – har den anställde en sådan ställning i företaget där bisyssla bedrivs att dennes lojalitet till universitetet kan ifrågasättas?
- Gemensam bisyssla – har flera anställda vid samma institution ett gemensamt ekonomiskt engagemang i en viss bisyssla? Detta kan ge upphov till misstanke om att engagemanget påverkar inriktningen av den verksamhet som bedrivs vid institutionen.
Särskilt om jäv
Jävsreglerna reglerar vem som på grund av intressekonflikter anses vara jävig i samband med handläggning av ärenden och beslut. Syftet med reglerna är att garantera objektivitet och saklighet vid beslut av olika slag och att allmänheten ska ha förtroende för hanteringen av ärenden och beslut.
Beslutsfattare och handläggare har en skyldighet att se till att vara objektiva i sin hantering av ett ärende som de kan påverka. Alla anställda har därför en skyldighet att anmäla och självmant informera om varje händelse där fråga om jäv kan uppkomma.
Det krävs inte att du är partisk eller agerar på ett visst sätt för att du ska anses jävig. En jävssituation föreligger redan då det finns risk att allmänheten kan tro att du agerar partiskt.
De situationer som utgör jäv vid beslutsfattande kan också skapa olämpliga intressekonflikter i forskningssituationer som i sig inte innebär faktisk ärendehandläggning och beslutsfattande men där allmänhetens förtroende för universitetets verksamhet och forskningens resultat kan påverkas.
Exempel på sådana situationer är:
- X samarbetar i sitt forskningsprojekt med ett bolag i vilket X också är styrelseledamot i.
- X är handledare för en doktorand som har uppdrag i ett bolag i vilket X också är delägare i.
- X är handledare till en doktorand som är anställd i ett bolag från vilket X också får forskningsfinansiering från.
Mer information om jäv och fler exempel på situationer som kan utgöra jäv eller intressekonflikt finns på sidan Jäv, mutor och korruption.
Arbetshindrande bisyssla
En arbetstagare får inte ha en bisyssla som kan inverka hindrande på utförandet av arbetet i anställningen. Regleringen avser att motverka att den anställdes bisyssla påverkar arbetet negativt. Här avses både tidsmässiga hinder, exempelvis om arbetsuppgifterna inte kan utföras inom vissa tidsramar, och om bisysslan på annat sätt påverkar arbetsgivarens möjlighet att leda och fördela arbetet.
Bedömning av om en bisyssla är arbetshindrande
Vid bedömningen av om en bisyssla är tillåten kan faktorer som hög frånvaro, otillfredsställande arbetsprestationer eller att anställd tar lång tid på sig att fullgöra en arbetsuppgift vara tecken på att bisysslan är arbetshindrande.
Arbetshindrande bisyssla anses föreligga:
- när en arbetstagare har en bisyssla som är så omfattande eller är förlagd på ett sådant sätt att den anställde inte kan fullgöra sina arbetsuppgifter vid Umeå universitet.
- när omfattningen av den anställdes bisyssla eller bisysslor innebär att den anställde inte skapar utrymme för nödvändig dygns- och veckovila för det arbete som utförs vid universitetet.
Risken att en bisyssla bedömds som arbetshindrande reduceras om personen tagit tjänstledigt i samma omfattning och tidsperiod som bisysslans omfattning och tidsperiod. Att ta ut semesterdagar för att utföra bisysslan kan vara en möjlighet om det bara avser enstaka dagar. Bisysslan får inte påverka arbetstagarens behov av vila och rekreation.
Konkurrerande bisyssla
En arbetstagare får inte åta sig en bisyssla som konkurrerar med Umeå universitets uppdragsverksamhet. Arbetstagaren får heller inte ha del i eller i egen regi bedriva uppdragsverksamhet i ett företag som konkurrerar med Umeå universitets uppdragsverksamhet.
Konkurrerande bisyssla medför också stor risk för att förtroendeskada föreligger. Huvudregeln är att konkurrerande bisysslor är otillåtna.
Bedömning av om en bisyssla är konkurrerande
Konkurrerande bisyssla anses föreligga:
- när en lärare tillhandahåller utbildning i samma ämne och inriktning som bedrivs eller avses bedrivas inom Umeå universitets uppdragsutbildning eller uppdragsverksamhet
- när en lärare bedriver uppdragsforskning i samma ämne och inriktning som bedrivs eller avses bedrivas av Umeå universitet
Arbetstagare som överväger att utöva verksamhet som normalt kan och bör bedrivas av Umeå universitet som uppdragsverksamhet ska innan bisysslan påbörjas först stämma av med dig som prefekt eller föreståndare för att få klarhet om bisysslan kan var konkurrerande.