Erasmus Without Paper

Umeå universitet är sedan höstterminen 2021 ansluten till Erasmus Without Paper (EWP - hub för datautbyte). Målet med EWP är att göra det möjligt för lärosäten att utbyta mobilitetsdata via olika mobilitetssystem, istället för att skicka t.ex. studentuppgifter som filer och e-post.

EWP har en s.k. hub som varje lärosäte ansluter sitt eget mobilitetssystem till, eller sin leverantörs (Solemove, Moveon, Mobility-Online, m.fl.) system till. Umeå universitet använder sig av ett mobilitetssystem som heter Solemove.

I EWP lagras inga uppgifter, utan systemet fungerar som en förmedlare som säkerställer att data kommer fram i rätt format till rätt mottagare.

Vi följer EU-kommissionens tidplan och vid ändringar kan även Umeå universitets tidplan komma att justeras.

Från och med hösten 2021 kommer stegvis krav om att Learning Agreement, nomineringar, utbytesavtal och betygsutdrag ska utbytas via EWP.

Redan implementerat – Hantering av inresande och utresande studenter

  • Inresande studenter: nominering av inresande studenter sker i Solemove.
  • Utresande studenter: valfritt för institutioner att använda Solemove för utresande studenter. De institutioner som använder Solemove hanterar utlysning av utbytesplatser och nominering av utresande studenter i systemet.

Ht21 - Test för att signera avtal genom Solemove

Under höstterminen 2021 testar Umeå universitet att signera avtal genom Solemove till andra mobilitetssystem. Nuvarande avtal finns i systemet men är inte officiellt signerade. Det går ändå att skapa utlysningar för utresande studenter och för partneruniversitet att nominera inresande studenter.

Vt22 - Utbildning för Internationella kontaktpersoner

International Office kommer att hålla en utbildning för IKP under vårterminen 2022.

Ht22 - Digitala Erasmusavtal (Inter-Institutional Agreements)

Erasmusavtal som är giltiga från läsåret 2022/2023 planeras att kunna tecknas i Solemove under vårterminen 2022, eller senast under höstterminen 2022. För att underlätta signeringsprocessen är det viktigt att komma överens med partner via epost om antal studenter, antal månader, mobilitetstyp, ämneskod och andra detaljer i avtalet. Detta arbete kan påbörjas så snart som möjligt så att avtalet är klart att signeras under våren.

Det kan hända att ett partneruniversitet uppmanar dig att signera ett avtal i t.ex. Dashboard. Det är fortfarande inte möjligt eftersom Umeå universitet ännu är i implementeringsfasen gällande signering. Det är dock viktigt att du som internationell kontaktperson (IKP) uppdaterar avtalen i Solemove med aktuella uppgifter och förlänger avtalen, helst till 30 juni 2023, om möjligt längre.

Ht22 - Online Learning Agreement (OLA)

Under höstterminen 2022 testar Umeå universitet OLA:s i Solemove för inresande och utresande studenter. Förhoppningen är att OLA:s ska kunna signeras digitalt inför höstterminen 2022. Fram till dess hanteras Learning Agreement (LA) enligt befintliga rutiner på befintlig mall.

Eftersom OLA inte är ett absolut krav från EU kan det finnas lärosäten som inte tar emot och skickar LA digitalt via EWP under 2021/22.

Underteckna OLA för inresande studenter

Studenterna kan skriva in kontaktperson för mottagande institution. Om ditt namn blir inlagt av studenten kommer du få ett e-postmeddelande där det står:

Ämnesrad: You have incoming LAs waiting for processing in Solemove.

E-postmeddelande: You have incoming Online learning agreements waiting for processing in Solemove. Login at: länk till learning agreements i Solemove.

Eftersom denna process är i testfasen ansvarar International Office för att hantera inresande studenters OLA:s i Solemove, oavsett vem studenten har angett som kontaktperson.

Personen som är inloggad i Solemove kommer stå som den som har signerat studentens OLA. Om du inte medger att International Office signerar inresande studenters OLA:s där du står som kontaktperson, hör av dig till incoming.io@umu.se.

Transcript of Records

Detaljer kring införande finns ännu ej tillgängligt.

Kontakt

Helena Johnsson
International Office

För partneruniversitet

Information om EWP som riktar sig till partneruniversitet finns på sidan:
For partner universities

Inför förnyelse av Erasmusavtal

På teamet Internationaliseringsforum finns en mailmall som internationella kontaktpersoner kan använda sig av när Erasmusavtal behöver förnyas. Där finns också två formulärmallar: en för att föreslå att behålla nuvarande avtalsdelar, och en mall för nya avtal. 
EWP på Internationaliseringsforum

Elizabet Westerlund
2022-05-09