Samarbetsyta för studentarbete som innehåller känsliga personuppgifter

Samarbetsytan finns i Teams och skapas av ansvarig anställd, oftast lärare, handledare eller administratör.

Skapa en samarbetsyta för studentarbete med känsliga personuppgifter

1. Gå till sajten Självservice för din digitala arbetsplats och fyll i uppgifterna i guiden för att skapa en samarbetsyta. Administratör eller ansvarig för kursen kan skapa en samarbetsyta. Obs! Studenter du bjuder in måste ha aktiverat MFA.
2. När samarbetsytan skapats får de ansvariga och medlemmarna mer information om samt länk till samarbetsytan via e-post.
3. Medlemmar kan nu hantera sina uppgifter i samarbetsytan via Teams.
4. Ansvarig/administratör kan lägga till och ta bort medlemmar via Självservice.

Vem är ansvarig och vad innebär den rollen?

Alla samarbetsytor ska ha minst en ansvarig person som är anställda vid universitetet, förslagsvis handledare eller lärare för kursen. Du som är ansvarig ska se till att:

• nödvändiga samarbetsytor skapas
• rätt medlemmar är med i samarbetsytan, dvs lägga till och ta bort efter behov
• inaktuella samarbetsytor tas bort. Du kan ta bort en yta via Självservice. När du skapar en yta i Självservice får du ange ett slutdatum för samarbetet - när detta datum närmar sig får du en påminnelse. 

Anpassad samarbetsyta med vissa begränsningar

Samarbetsytan är anpassad för att hantera känsliga personuppgifter. Det innebär att flera säkerhetsåtgärder vidtagits för att säkerställa att informationen i ytan inte ska spridas till obehöriga. Detta innebär att viss funktionalitet är begränsad:

• Det krävs inloggning med MFA för att komma åt ytan.
• Det går inte att jobba med filer i de installerade Office-apparna på din dator (t ex Word och Excel) utan endast via apparna på webben.
• Det är inte tillåtet och det går inte att ladda ned eller synkronisera filer som ligger i ytan.
• Det är inte tillåtet och det går inte att dela filer med personer utanför teamet.
• Det går inte att byta namn på filer, dokument och mappar - tänk därför efter när ni namnger ert innehåll.
• Endast de ansvariga för ytan kan lägga till och ta bort medlemmar.

Tips till dina studenter

• Studenterna måste logga in med multifaktorautentisering, MFA, för att komma åt sina samarbetsytor. Studenten får information om detta via e-post i samband med att ytan skapas.
  Instruktion för att aktivera MFA
• Studenterna rekommenderas att använda samarbetsytan via Teams eftersom det ger mest funktionalitet när det gäller hantering av filer.