Samarbetsyta för studentarbete som innehåller känsliga personuppgifter

Samarbetsytan finns i SharePoint/Teams och skapas av ansvarig anställd, oftast lärare, handledare eller administratör.

Skapa en samarbetsyta för studentarbete med känsliga personuppgifter

1. Gå till sajten Självservice för din digitala arbetsplats (länk kommer) och fyll i uppgifterna i guiden för att skapa en samarbetsyta. Administratör eller ansvarig för kursen kan skapa en samarbetsyta.
2. När samarbetsytan skapats får de ansvariga och medlemmarna mer information om samt länk till samarbetsytan via e-post.
3. Medlemmar kan nu hantera sina uppgifter i samarbetsytan via SharePoint.
4. Ansvarig/administratör kan lägga till och ta bort medlemmar via Självservice.

Vem är ansvarig och vad innebär den rollen?

Alla samarbetsytor ska ha minst en ansvarig person som är anställda vid universitetet, förslagsvis handledare eller lärare för kursen. Du som är ansvarig ska se till att:

• nödvändiga samarbetsytor skapas
• rätt medlemmar är med i samarbetsytan, dvs lägga till och ta bort efter behov
• inaktuella samarbetsytor tas bort.

Anpassad samarbetsyta med vissa begränsningar

Samarbetsytan är anpassad för att hantera känsliga personuppgifter. Det innebär att flera säkerhetsåtgärder vidtagits för att säkerställa att informationen i ytan inte ska spridas till obehöriga. Detta innebär att viss funktionalitet är begränsad.

• Det går inte att jobba med filer i skrivbordsappen (appen som är installerad på din dator) utan endast via webben.
• Det går inte att ladda ned eller synkronisera filer som ligger i ytan.
• Det går inte att dela filer med personer utanför teamet.
• Endast de ansvariga för ytan kan lägga till och ta bort medlemmar.
• Det krävs inloggning med MFA för att komma åt ytan.
• Det kan dyka upp en pop-up-ruta där det står "Åtkomst till Microsoft SharePoint Online övervakas", klicka då på "Fortsätt till Microsoft SharePoint Online".

Tips till dina studenter

• Studenterna måste logga in med multifaktorautentisering, MFA, för att komma åt sina samarbetsytor. Studenten får information om detta via e-post i samband med att ytan skapas.
  Instruktion för att aktivera MFA
• Studenterna rekommenderas att använda samarbetsytan via SharePoint eftersom det ger mest funktionalitet när det gäller hantering av filer.
• Studenterna kan dock använda samarbetsytan i Teams för kommunikation och möten. Till exempel kan de hålla och spela in möten i teamet, exempelvis om de vill göra intervjuer.