Stöd under ansökan till EU-program

Regelverket kring EU-ansökningar varierar mycket vad gäller exempelvis budget och involvering av universitetets ledning. Ta därför kontakt med Enheten för forskningsstöd och samverkan i god tid innan deadline för att ta reda på vad som gäller för just din ansökan.

Enheten för forskningsstöd och samverkan kan hjälpa till med: 

Feedback på din ansökan

Vi har lång erfarenhet av att läsa och ge feedback på alla delar av ansökningar, både till större och mindre bidragsgivare. För feedback:

  • Skicka in din ansökan till vår funktionsbrevlåda: rso@umu.se, så återkopplar någon av våra forskningssamordnare till dig.
  • Kontakta oss för ett personligt möte via rso@umu.se.
  • Anmäl dig till våra kurser och seminarier

    Här kan du lära dig mer om allt från att hitta till att ansöka om och hantera medel från olika EU-program, som European Research Council eller Marie Sklodowska-Curie Actions.

Funding & Tenders-portalen

Vi sköter den officiella informationen om Umeå universitet i Funding & Tenders-portalen. Det här är EU:s officiella webbsida, där så gott som all information om EU-utlysningar publiceras, där du laddar upp dina ansökningar och där all rapportering och redovisning för beviljade projekt sker.

För att ansöka om anslag via Funding & Tenders-portalen behöver du:

  • En PIC-kod (Participant Identification Code)
    Det här är en unik identifieringskod för Umeå universitet, som gör att grundläggande information om universitetet fylls i per automatik.
    Vår PIC-kod är: 999881821.
  • Ett EU-login-konto, ditt individuella användarkonto.
    Har du inget ännu? Skapa konto

När du förbereder din ansökan kan du också behöva ange:

  • LEAR (Legal Entity Appointed Representative) 
    LEAR fungerar som den administrativa kontakten med EU-kommissionen. Umeå universitets LEAR är Agneta H. Plamboeck, EU-expert vid Enheten för forskningsstöd och samverkan.
  • Förkortningen UmU
    Umeå universitets officiella förkortning (short name) är UmU.

Gå till Funding & Tenders-portalen 

Intyg och stödbrev

I de fall det behövs så organiserar vi nödvändiga intyg/stödbrev och ordnar med rektors underskrift. 

Ansökningsförfarandet till ERC

Vill du söka medel från European Research Council (ERC)? Då krävs en särskild process för att din ansökan ska bli godkänd och kunna skickas in. 

  1. Ta tidig kontakt med oss på Forskningsstöd
    Vi ger feedback på alla delar av din ansökan. Hör därför av dig så tidigt som möjligt, så att vi kan planera stödet tillsammans med dig.
    Funktionsbrevlåda: rso@umu.se
  2. Lämna in ett signerat prefektintyg till oss
    För att kunna gå vidare med en ansökan till ERC måste din prefekt skriva under ett intyg. Du hittar mallen för prefektintyg på sidan: 
    Dokument och mallar
  3. Ta fram och visa upp en budget
    Utgå från budgetmallen för ERC (som också finns på sidan Dokument och mallar) och arbeta fram en budget tillsammans med din ekonomiadministratör på institutionen. Denna måste sedan gås igenom och godkännas av Sussi Mikaelsson, budgetrådgivare hos oss på Forskningsstöd, för att vi ska kunna ordna ett stödbrev (HI commitment letter).
    Mejl: sussi.mikelsson@umu.se
  4. Se till att uppfylla förutsättningarna för stödbrev
    När din ansökan skickas in till ERC måste den åtföljas av ett stödbrev från din värdinstitution (HI commitment letter). Där klargör institutionen sitt åtagande om du skulle få finansiering.
    Vi på Forskningsstöd hjälper dig att upprätta det här stödbrevet och ordna rektors underskrift – förutsatt att: 
    a) ditt budgetförslag har blivit godkänt och 
    b) att ditt projekts slutgiltiga titel och akronym har skickats till oss senast två veckor före deadline.   

Budget

Det är viktigt att ta höjd för växelkursförändringar som kan ske från ansökningstillfället till dess att projektet ska avrapporteras. Därför råder vi dig att utgå från en växelkurs som ligger 0,5–1 krona under växelkursen vid ansökningstillfället. Ligger växelkursen på 10 kronor för 1 euro ska du alltså använda 9 kronor när du gör budgeten i ansökningsfasen.

Kursen hämtas från Europeiska Centralbankens (ECB:s) hemsida:

Växelkurs Europeiska Centralbanken

I de allra flesta fallen kan ekonomiadministratören på din institution hjälpa till om du behöver stöd i budgetprocessen. Skulle något kännas oklart är ni alltid välkomna att diskutera budgeten med oss på Forskningsstöd. 

Om din ansökan kräver centralt stödbrev/intyg/nominering så måste vi granska och godkänna din budget. Då är det viktigt att du hör av dig i god tid innan deadline så att vi kan komma överens om hur granskningen ska genomföras.

Mallar

Innan du kan gå vidare ska institutionens prefekt informeras och godkänna att EU-ansökan skickas in genom att skriva under ett prefektintyg. Detta är viktigt, eftersom din institution ansvarar för eventuell sam- och/eller medfinansiering. Prefekten intygar också att du som ansvarig forskare faktiskt har tid och resurser att utföra projektet.

Här kan du ladda ner mallen för prefektintyg.

Klicka här för att komma till samtliga dokument och mallar.

Verktygstips

Research Professional

Med hjälp av online-databasen Research Professional kan du själv söka utlysningar som passar din forskning och dina intressen. Här finns tusentals utlysningar från finansiärer världen över samlade.
Vi på Forskningsstöd  erbjuder  korta  genomgångar  av Research  Professional  för intresserade institutioner eller forskargrupper.
Gå till Research Professional

eufonder.se
Webbplatsen eufonder.se är en guide för dig som vill veta mer om vilka program inom Europeiska struktur- och investeringsfonderna som berör Sverige. Dessa program utgår från ett visst geografiskt område.
Gå till eufonder.se 

Snabbguide: Så registrerar du en EU-ansökan

För att ansöka om medel i Funding & Tenders-portalen behöver du gå igenom följande steg.

Gå till Funding & Tenders-portalen

Börja med att gå till Funding & Tenders-portalen och registrera ditt konto.

Har du inget EU Login ännu? Skapa ett konto för EU-inloggning.

Sök utlysning

Klicka på Search Funding & Tenders för att hitta en passande utlysning.

Välj program

Är du intresserad av finansieringsmöjligheter inom exempelvis ramprogrammet så välj Horizon Europe i vänstermenyns rullista och sedan Filter by programme (only for grants) för att se öppna, stängda och kommande utlysningar.

Filtrera enligt område

Nu kan du filtrera fram specifika delar av ramprogrammet. Till exempel ERC eller Marie Sklodowska-Curie Actions.

Välj utlysning

Klicka på den utlysning (call) som du är intresserad av för att få fram mer information.

Läs igenom beskrivningen

Läs igenom beskrivningen (Topic description och Topic conditions and documents), så att du får en bild av vad utlysningen innebär och kräver av dig som sökande.

Ifall du vill hitta partners till dina projektidéer, så finns även en funktion för partnersök tillgänglig för varje utlysning. Med den här funktionen kan du:

  • leta efter organisationer som har fått finansiering tidigare.
  • skapa och se förfrågningar efter partners enligt utlysning/topic.

Starta ansökan

Klicka på Start submission under Select your type of action to start submission.

Fyll i Umeå universitets uppgifter

  • Vår PIC-kod (Participant Identification Code) är: 999881821
  • LEAR: Agneta H. Plamboeck
  • Förkortning (short name): UmU

Det är Umeå universitet och inte du som enskild forskare som är part i EU-projekt. Huvudsökande forskare (Principal Investigator, PI) ansvarar emellertid för de vetenskapliga och tekniska aspekterna i ansökan/projektet.

För Marie Sklodowska Curie Actions är det inte gästforskaren (fellow), utan den vid Umeå universitet anställda forskaren som är PI.

Beskriv Umeå universitet som lärosäte

När du ansöker om EU-medel ombeds du att i korthet beskriva ditt lärosäte. Nedan finns en färdig text som du kan utgå ifrån: 

"Umeå University was founded in 1965 and is Sweden's fifth oldest university. Today, it has a strong international and multicultural presence with students, teachers and researchers from all over the world (approx. 35,000 students and 4,600 employees).

The aim of the university is to continue becoming one of Scandinavia's best environments for study and research and meet the challenges of an ever-increasing global society. Umeå University is one of Sweden's most comprehensive universities within all areas of scientific research. This research takes place on a broad scale in order to compete in the international arena.

The university conducts groundbreaking research within several areas, e.g. Biogeochemistry, Ecosystem Dynamics, Energy, Infections, Plant and Forest Biotechnology and Social Welfare Research. A specific example of Umeå University's world class research is Emmanuelle Charpentier, who was awarded the Nobel Prize in Chemistry for her discovery of the CRISPR-Cas9 genetic scissors and was active at Umeå University when she made her ground-breaking finding."

Använd utlysningens mall

Använd utlysningens specifika mall (template) som finns tillgänglig i portalen.

Det kan finnas både enstegs- och tvåstegsutlysningar (single-stage/two-stage). Vad som gäller framgår i utlysningstexten och i Funding & Tenders-portalen. För tvåstegsutlysningar ska ansökan i det första steget enbart innehålla det som är markerat med en klammerparentes (}) i mallen. Mallen beskriver även hur många sidor ansökan får vara.

Skicka in ansökan

Söker du till en utlysning som har fast deadline är det möjligt att registrera ansökan flera gånger, ifall du exempelvis behöver göra ändringar. Den nya versionen kommer då att skriva över den äldre ända fram till sista ansökningsdag.

Vi hjälper dig vidare

Om du är framgångsrik och får finansiering från EU så finns vi på Enheten för forskningsstöd och samverkan här för att ge dig fortsatt stöd under projektet.

Att göra när du får besked om finansiering

Internationellt finansierade forskningsprojekt är ett åtagande för hela universitetet. När du har fått besked om finansiering av ett projekt inom Horisont Europa så hjälper Enheten för forskningsstöd och samverkan (FOS) dig med alla viktiga steg.

  1. Lägg till handläggare vid FOS och jurist i projektet via Funding & Tenders-portalen, i rollen som "Task Manager".
    Ansvar: Projektansvarig forskare vid Umu
  2. Skicka prefektintyg till FOS om detta inte gjorts redan i ansökningsarbetet. Mejla området Forskningsstöd (Research Support Office): rso@umu.se
    Ansvar: Projektansvarig forskare vid Umu
  3. Signera försäkran på heder och samvete/Declaration of Honor.
    Ansvar: Bitr. universitetsdirektör Per Ragnarsson, efter OK från EU-expert Agneta Hånell Plamboeck (FOS)
  4. Signera bidragsavtal/Grant Agreement (GA).
    Ansvar: Per Ragnarsson, efter OK från jurist
  5. Signera tilläggsavtal/Supplementary Agreement (SA)
    – gäller ERC.
    Ansvar: Per Ragnarsson, efter OK från jurist
  6. Upprätta, granska och signera konsortialavtal/Consortium Agreement (CA)
    – gäller samarbetsprojekt.
    Ansvar: Per Ragnarsson, efter OK från jurist
  7. Uppstartsmöte – ett möte med ekonomiadministratör på institutionen och gärna med ansvarig forskare.
    Ansvar: Enheten för forskningsstöd och samverkan (FOS)

Vill du bli expertutvärderare? 

Vi kan hänvisa dig till hur du själv kan delta som utvärderare av forskningsansökningar till EU. Att läsa och bedöma andras ansökningar är ett sätt att själv bli bättre på att skriva ansökningstexter.

Läs mer om att arbeta som expert

Jämställdhetsplan

EU:s nya ramprogram för forskning och innovation, Horisont Europa, kräver att det ska finnas en Gender Equality Plan (GEP) vid lärosäten som söker forskningsmedel. Du hittar Umeå universitets handlingsplan här: 

Handlingsplan för jämställdhetsintegrering 2021–2025

Konsulttjänster

Om du planerar att köpa konsulttjänster under ansökningsprocessen måste du beakta upphandlingsreglerna. Här avgör den totala förväntade kostnaden för tjänsten vilket förfarande som är aktuellt
– direktupphandling eller beställning av upphandling. 

Läs mer om upphandling 

Känner du dig osäker på vad som gäller? Kontakta Området för upphandling och inköp.

upphandling@umu.se

Enheten för forskningsstöd och samverkan

Funktionsbrevlåda: rso@umu.se

Allmänt stöd EU-projekt

Agneta H. Plamboeck
EU-expert
agneta.plamboeck@umu.se
090-786 56 61
073-083 00 76

Allmänt stöd amerikanska projekt

Anders Wennström
Forskningssamordnare
anders.wennstrom@umu.se
090-786 56 57
070-272 01 47

Ekonomi och redovisning

Sussi Mikaelsson
Budgetrådgivare
sussi.mikaelsson@umu.se
090-786 79 29
070-654 12 04

Lena Holmberg
2022-05-04