Vanliga frågor inför rektors beslutsmöte

Enligt Umeå universitets arbetsordning ska rektor fatta beslut vid regelbundna och protokollförda beslutsmöten. Här hittar du svar på några vanliga frågor inför rektors beslutsmöte.

Ändrade rutiner under Covid-19

Med anledning av det rådande läget med Covid-19 har rektor beslutat om ändrade rutiner för rektors beslutsmöte. Med start omedelbart ska föredragande vid rektors beslutsmöte inte närvara fysiskt vid mötet. Föredragning kommer istället att ske via Zoom. Avvikelse kan förekomma.

För att delta via Zoom behöver du ladda hem appen Zoom. Här finns instruktioner kring hur du gör det: https://www.aurora.umu.se/utbildning-och-forskning/stod-till-utbildning/larandestod-och-support/digitala-moten-i-undervisning/kom-igang-med-zoom/

Inloggningsuppgifter (mötes-id eller länk) till Zoom-mötet kommer att finnas i kallelsen. När du ansluter till mötet kommer du till ett digitalt väntrum. Sekreteraren kommer sedan släppa in dig i det digitala mötesrummet när det är din tur. Du kan alltså ansluta till mötet en stund innan ditt ärende ska behandlas.

Då läget även fortsatt är osäkert, kan rutinerna för rektors beslutsmöte komma att ändras ytterligare, och tyvärr med relativt kort varsel.

Vilka ärenden ska rektor fatta beslut om?

I rektors delegationsordning för Umeå universitet regleras vilka typer av ärenden som rektor ska fatta beslut om. Delegationsordningen finner du under relaterad information. Är du osäker på om rektor ska besluta i ett specifikt ärende kan du fråga biträdande enhetschef för Planeringsenheten Daniel Andersson (Akademisekreteraren), eller universitetsdirektören.

Hur fattar rektor beslut?

Rektor fattar beslut vid regelbundna och protokollförda beslutsmöten, utifrån en i förväg upprättad dagordning. Besluten föregås av en muntlig föredragning. Besluten ska dessutom föregås av samverkan enligt det lokala samverkansavtalet, och studentkårernas ordföranden har rätt att närvara vid beslutsmötet.

När är rektors beslutsmöte?

Rektors beslutsmöte är varje tisdag klockan 08:30 till ca 10.00 i lokalen Union, plan 7 Universitetsledningshuset. Avvikelser kan förekomma. En preliminär lista över kommande beslutsmöten finns i kalendern på samarbetsytan för Beslut från rektorsmöte och universitetsstyrelsen (öppnas i nytt fönster).

Hur anmäler jag ett ärende till rektors beslutsmöte?

Steg 1. Ärenden där rektor ska fatta beslut måste först godkännas av akademisekreteraren. Anmälan till akademisekreteraren, som ska ske via e-post, ska innehålla uppgift om vilket ärende det gäller, ansvarig handläggare, önskat beslutsdatum samt kort beskrivning av ärendet. Bifoga också eventuella bilagor.

Steg 2. När ärendet är godkänt ska det anmälas till mötessekreterarens funktionsbrevlåda rektorsmote@umu.se. Meddela vilket ärende det gäller, vilket datum du vill att ärendet tas upp samt att du har fått det godkänt enligt steg 1.

När måste ett ärende senast anmälas?

För att ett ärende ska kunna tas med på rektors beslutsmöte måste det vara godkänt och anmält till mötessekreteraren senast klockan 11.00 torsdagen innan det aktuella beslutsmötet. Ärenden som anmäls senare än så kan tas upp på beslutsmötet först nästkommande vecka.

Vad händer om jag behöver byta datum för beslut?

Om du av någon anledning behöver byta datum som ditt ärende ska tas upp på rektors beslutsmöte ska du meddela det så snart som möjligt till mötessekreteraren.

Vilket underlag behövs inför rektors beslutsmöte?

Vilket underlag som behövs inför att rektor ska fatta beslut i ett ärende beror på vilken typ av ärende det rör sig om. Gemensamt för samtliga ärenden är att det behövs en kort bakgrund/motivering till beslutet samt ett förslag till formulering av beslutet. Dessa skickas, tillsammans med uppgift om vem som ska föredra ärendet, till mötessekreteraren eller Registraturen. Använd mallen Underlag till rektors beslutsmöte. Den hittar du i högerspalten under relaterad information. Där finns även ett exempel.

Utöver detta behövs för de flesta beslut ytterligare underlag för att rektor ska kunna fatta beslut. Bifoga de bilagor som du tror att rektor behöver för att kunna ta ställning till ärendet. För anställningsärenden finns en fastställd checklista över vilka handlingar som måste finnas (öppnas i nytt fönster). Om du har frågor gällande underlaget inför rektors beslutsmöte kan du vända dig till akademisekreteraren eller mötessekreteraren.

Eventuella bilagor ska skickas till rektorsmote@umu.se som pdf,
helst med diarienummer i inledningen av filnamnet. Exempelvis: "1.1-xxx-20 - Regel för...."

När måste underlaget inför rektors beslutsmöte vara klart?

Allt underlag inför rektors beslutsmöte måste vara skickat till mötessekreteraren senast klockan 11.00 torsdagen innan det aktuella beslutsmötet. Har du inte skickat in underlaget innan denna tidpunkt kommer ditt ärende inte att tas upp på beslutsmötet. Du måste då anmäla ärendet på nytt till ett senare beslutsmöte.

Vad händer om jag inte har möjlighet att föredra mitt ärende?

Om du har anmält ett ärende till rektors beslutsmöte och av någon anledning får förhinder att föredra ditt ärende på mötet, kan du alltid flytta ditt ärende till ett senare möte. Det är också möjligt att skicka någon annan att föredra ärendet i ditt ställe, så länge denna person är väl insatt i ärendet. Meddela i så fall mötessekreteraren så snart som möjligt.

Hur vet jag när jag ska vara på plats?

Senast fredagen innan det aktuella beslutsmötet skickas en kallelse ut till samtliga föredragande. Där står en ungefärlig tid när du behöver vara på plats.

Hur expedieras beslut från rektors beslutsmöte?

En expedieringslista ska skickas till mötessekreteraren, tillsammans med övrigt underlag, så att den kan skrivas in i protokollsutdraget. Mötessekreteraren kommer efter mötet att expediera beslutet till dig som ärendets handläggare. Du ansvarar sedan för att expediera beslutet enligt expedieringslistan.

Vissa beslut kommer att publiceras på samarbetsytan Beslut från rektorsmöte och universitetsstyrelsen (länk). Vilka beslut som publiceras där bestäms av Kommunikationsenheten i samråd med biträdande universitetsdirektören. Protokollen från rektors beslutsmöte skickas, efter justering, ut enligt en befintlig sändlista.

 

Chatarina Wiklund
2021-08-30