Vanliga frågor inför rektors beslutsmöte

Enligt Umeå universitets arbetsordning ska rektor fatta beslut vid regelbundna och protokollförda beslutsmöten. Här hittar du svar på några vanliga frågor inför rektors beslutsmöte.

Första mötet vt 2022 14/1, sista tid att anmäla ärenden 10/1 kl.12.00

Vilka ärenden ska rektor fatta beslut om?

I rektors delegationsordning för Umeå universitet regleras vilka typer av ärenden som rektor ska fatta beslut om. Delegationsordningen finner du under relaterad information. Är du osäker på om rektor ska besluta i ett specifikt ärende kan du fråga biträdande enhetschef för Planeringsenheten Daniel Andersson (Akademisekreteraren), eller universitetsdirektören.

Rektor har att fatta de beslut som inte ankommer universitetsstyrelsen att fatta beslut om enligt Högskoleförordning (1993:100). Av rektors besluts- och delegationsordning för Umeå universitet framgår vilka ärenden rektor har att avgöra och vilka ärenden rektor delegerat vidare nedåt i organisationen.

Hur fattar rektor beslut?

Rektor fattar beslut vid regelbundna och protokollförda beslutsmöten, utifrån en i förväg upprättad dagordning. Besluten föregås av en muntlig föredragning. Besluten ska dessutom föregås av samverkan enligt det lokala samverkansavtalet, och studentkårernas ordförande har rätt att närvara vid beslutsmötet.

Formerna för rektors beslutsfattande ska ske i enlighet med universitetets arbetsordning.

När och vad innebär förmötet inför rektors beslutsmöte?

De ärenden som ska tas upp på rektors beslutsmöte ska först behandlas vid ett förmöte. Det mötet äger rum på tisdagar och där deltar universitetsdirektör, chefsjurist samt akademisekreterare. Under mötet går de igenom insänt underlag för att säkerställa att underlaget är komplett, att samverkan och samråd skett samt uppfyller alla krav för att ärendet kan gå till beslut av rektor. Vid förmötet sker ingen muntlig föredragning. Läs mer om underlag nedan.

När är rektors beslutsmöte?

Rektors beslutsmöte är varje fredag klockan 08:30 till ca 10.00 via Zoom. Avvikelser kan förekomma. I högerspalt under relaterad information finns en preliminär lista över kommande rektorsmöten.

När och hur måste ett ärende senast anmälas?

För att ett ärende ska kunna tas med på rektors beslutsmöte måste det vara anmält till funktionsadressen rektorsmote@umu.se senast kl. 12:00 torsdag veckan innan det aktuella beslutsmötet.

Anmälan ska innehålla ett missiv (se mall) samt eventuella bilagor. Det ska dessutom framgå att anmälan är godkänd av berörd enhetschef/motsvarande.

När måste underlaget inför rektors beslutsmöte vara klart?

Allt underlag inför rektors beslutsmöte måste vara skickat till rektorsmote@umu.se senast klockan 12.00 torsdagen innan det aktuella beslutsmötet. Har du inte skickat in underlaget innan denna tidpunkt kommer ditt ärende inte att tas upp på beslutsmötet. Du måste då anmäla ärendet på nytt till ett senare beslutsmöte.

Om förmötet finner att underlaget behöver kompletteras meddelar akademisekreteraren handläggaren det på tisdag förmiddag. Det kompletterade underlaget ska sedan skickas till rektorsmote@umu.se senast klockan 10:00 på onsdag.

Vilket underlag behövs inför rektors beslutsmöte?

Vilket underlag som behövs inför att rektor ska fatta beslut i ett ärende beror på vilken typ av ärende det rör sig om. 

Gemensamt för samtliga ärenden är att det
• behövs en kort bakgrund/motivering till beslutet
• samt ett förslag till formulering av beslutet.

Dessa skickas, tillsammans med uppgift om vem som ska föredra ärendet, till mötessekreteraren. Använd mallen Underlag till rektors beslutsmöte. Den hittar du i högerspalten under relaterad information. Där finns även ett exempel.

Utöver detta behövs för de flesta beslut ytterligare underlag för att rektor ska kunna fatta beslut. Bifoga de bilagor som du tror att rektor behöver för att kunna ta ställning till ärendet. För anställningsärenden finns en fastställd checklista över vilka handlingar som måste finnas (öppnas i nytt fönster). Om du har frågor gällande underlaget inför rektors beslutsmöte kan du vända dig till akademisekreteraren eller mötessekreteraren.

Eventuella bilagor ska skickas till rektorsmote@umu.se som pdf, med diarienummer i inledningen av filnamnet. Exempelvis: "1.1-xxx-20 - Regel för...."

Vad händer om jag behöver byta datum för beslut?

Om du av någon anledning behöver byta datum som ditt ärende ska tas upp på rektors beslutsmöte ska du meddela det så snart som möjligt till mötessekreteraren.

Vad händer om jag inte har möjlighet att föredra mitt ärende?

Om du har anmält ett ärende till rektors beslutsmöte och av någon anledning får förhinder att föredra ditt ärende på mötet, kan du alltid flytta ditt ärende till ett senare möte. Det är också möjligt att skicka någon annan att föredra ärendet i ditt ställe, så länge denna person är väl insatt i ärendet. Meddela i så fall mötessekreteraren så snart som möjligt.

Hur vet jag när jag ska vara på plats?

Senast onsdagen innan det aktuella beslutsmötet skickas en kallelse ut till samtliga föredragande. Där står en ungefärlig tid när du ska föredra ditt ärende. Inloggningsuppgifter (mötes-id eller länk) till Zoom-mötet kommer att finnas i kallelsen. När du ansluter till mötet kommer du till ett digitalt väntrum. Mötessekreteraren kommer sedan släppa in dig i det digitala mötesrummet när det är din tur. Du kan alltså ansluta till mötet en stund innan ditt ärende ska behandlas.

Hur expedieras beslut från rektors beslutsmöte?

En expedieringslista ska skickas till mötessekreteraren, tillsammans med övrigt underlag, så att den kan skrivas in i protokollsutdraget. Mötessekreteraren kommer efter mötet att expediera beslutet till dig som ärendets handläggare. Du ansvarar sedan för att expediera beslutet enligt expedieringslistan.

Vissa beslut kommer att publiceras på sidan Beslut från rektorsmöte och universitetsstyrelsen. Vilka beslut som publiceras där bestäms av Kommunikationsenheten i samråd med biträdande universitetsdirektören. Protokollen från rektors beslutsmöte skickas, efter justering, ut enligt en befintlig sändlista.

 

Chatarina Wiklund
2021-12-22