Som chef för enheten ansvarar du för att det finns väl fungerande rutiner kring bokslutsarbetet och att personal finns tillgänglig vid såväl delårs- som årsbokslut.
Årsbokslut
Chefen ansvarar för att enheten årligen upprättar ett bokslut bestående av en resultaträkning och en balansräkning. Bokslutet fastställs och undertecknas av chefen. I samband med att bokslutet fastställs ska beslut fattas om hur eventuellt underskott ska täckas. Huvudprincipen är att underskott ska klaras inom den egna enheten och ska helst regleras inom tre (3) år och maximalt inom fem (5) år.
Plan för återbetalning med information om hur hela underskottet ska finansieras ska godkännas av överordnad nivå. Chefen ansvarar för att inga större överskott uppstår på externfinansierade projekt då det kan finnas risk för återbetalning eller att medlen dras in på annat sätt. Mindre överskott får disponeras av enheten och chefen beslutar hur överskottet ska disponeras. Detaljerade anvisningar inför årsbokslutsarbetet finns i avsnitt 20.2 av Ekonomihandboken (O365)
Tertialbokslut
Tertialboksluten ger institutioner/enheter en möjlighet att på ett relativt tidigt stadium få en uppfattning om den ekonomiska ställningen och hur den stämmer överens med budget och gjorda prognoser. Tertial 1 avser januari - april, Tertial 2 maj - augusti. För detaljerade instruktioner se avsnitt 20.1 i Ekonomihandboken (O365)
Viktigt att tänka på vid bokslutsarbetet
För att såväl tertial - som årsbokslut ska bli så rättvisande som möjligt är det viktigt att såväl intäkter som kostnader blir bokförda på rätt period.
Leverantörsfakturor
Fakturor från svenska och utländska leverantörer samt interna leverantörsfakturor ska vara betalattesterade och signerade.
Övriga skulder
Alla typer av ersättningar till privatpersoner, anställda såväl som externa uppdragstagare, ska ha betalats ut.
Kundfakturor
Externa och interna kunder ska faktureras för varor som levererats och/eller tjänster som utförts som till exempel uppdragsforskning och uppdragsutbildning.
Bidrag
Bidrag från externa finansiärer ska rekvireras i god tid så att intäkten kan bokföras på rätt period.
Anläggningstillgångar
Anläggningstillgångar och stöldbegärliga förbrukningsinventarier ska vara behandlade och definitivsatta.
Ombokningar
Samtliga rättelser och fördelningar ska vara godkända och signerade.
Eventuell medfinansiering ska vara bokförd.
Övrigt
Inventeringsdokument för handkassor och förteckning över depositioner ska vara upprättade och insända till ekonomienheten. (endast årsbokslut)
Vid tertialbokslut 1 ska ovanstående transaktioner vara gjorda senast 30 april.
Vid tertialbokslut 2 ska ovanstående transaktioner vara gjorda senast 31 augusti.
Vid årsbokslut ska ovanstående transaktioner vara gjorda senast 31 december.