Förändringar i samband med flytt av e-post till Microsoft 365

På den här sidan beskrivs förändringar och tillfälliga brister som flytten av e-post till Microsoft 365 innebär och hur de hanteras.

Förändringar

Outlook som e-postklient

Vi rekommenderar att du använder Outlook som e-postklient. Det är den tjänst som universitetet stödjer och Servicedesk ger support.

En skillnad mot tidigare är att vi inte längre stödjer IMAP.

Varför stöds inte längre IMAP?

Vi har tillsvidare inaktiverat mailprotokoll som inte kan garantera att multifaktorautentisering (MFA) kan användas. Det finns ingen möjlighet att använda MFA på IMAP idag, och därför kommer det inte vara tillgängligt.

Det är inte heller möjligt att köra IMAP via OAUTH authenticering såvida applikationen inte är registrerad och godkänd och att personen som använder den har rätt att hämta ut rättigheter för den, för att kunna använda modern authenticering. Detta eftersom vi inte tillåter tredjepartsapplikationer i Microsoft 365.

Om du använder Linux kan du läsa din e-post via webmailen via o365.umu.se.

Webmail via o365.umu.se

Webmailen når du nu genom Office-portalen. Logga in på o365.umu.se med ditt Umu-id.

Inaktivering av epostforward till externa adresser

Precis som tidigare är rekommendationen att på grund av säkerhetsskäl och lagkrav inte vidarebefordra all sin e-post till en extern adress. När vi nu flyttar e-posten till Microsoft 365 kommer epostforward att inaktiveras. Du kan däremot fortfarande vidarebefordra enstaka e-postmeddelanden. 

 

Tillfälliga brister under perioden som migrering pågår

Under perioden som migrering pågår kan det uppstå tillfälliga problem. De flesta problem beror på att användarna har sina e-postkonton på olika ställen, vissa flyttade och vissa kvar on-prem. 

Problem med funktionsbrevlådor när några användare flyttat till M365 och några är kvar on-prem

Använder du funktionsbrevlådor tillsammans med flera kollegor? Det kan uppstå vissa problem med funktionsbrevlådor när några av användarna flyttat sina e-postkonton till M365 och några ligger kvar on-prem.

För att undvika detta är det bäst om ni som använder funktionsbrevlådan flyttar era e-postkonton till M365 samtidigt och därefter flyttar funktionsbrevlådan till M365. Då ligger allt på samma ställe, vilket minskar risken för strul.

Kontakta Servicedesk i samband med er flytt.

Skicka som från en funktionsbrevlåda som är kvar on-prem måste göras via webmail

Om du flyttat ditt e-postkonto till M365 och vill skicka e-post från en funktionsbrevlåda som är kvar on-prem måste du göra det via webmailen. När alla som använder funktionsbrevlådan flyttat sin e-post till M365 så kan funktionsbrevlådan omvandlas till en delad mailbox i M365. Då går det att skicka e-post från Outlook-klienten igen.

Kontakta Servicedesk i samband med er flytt.

Ibland behöver behörighetsgrupper i lådan göras om - kan innebära fördröjning av tillgång till lådan

Behörigheter till funktionsbrevlådor sker i normala fall via medlemskap i en grupp (ex. 7540.us.Teamledare.its.7540).

För att detta ska fortsätta fungera efter att brevlådan flyttats till M365 måste den gruppen och eventuella grupper i gruppen finnas synkade till M365.

Har ni satt behörighet till funktionsbrevlådan genom den gamla typen av staffgrupper ex. its.gs.personal så måste gruppen bytas ut mot staff.xxxxxx-gruppen istället. Görs inte detta byte innan funktionslådan flyttas kan det dröja innan ni får access till funktionslådan igen.

Funktionsbrevlåda för dig som använder Mac

Använder du Mac och har en funktionsbrevlåda kan det uppstå flera problem med den om inte alla användare av funktionsbrevlådan flyttat sin e-post till M365.

För att undvika detta är det bäst om ni som använder funktionsbrevlådan flyttar era e-postkonton samtidigt och därefter flyttar funktionsbrevlådan.

Problem med delade kalendrar när några av användarna flyttat och några är kvar on-prem

Delar du kalender med en eller flera kollegor? Det kan uppstå vissa problem med den delade kalendern om du flyttat din e-post till M365 men kollegan du delar med inte gjort det, utan är kvar on-prem.

Distributionsgrupper bör flyttas till M365

Om du har behörighet att administrera distributionsgrupper, kommer du tappa detta vid en migrering om inte dessa flyttas till M365.

Det är enklast att flytta över distributionslistan när majoriteten av användarna av listan flyttat sina e-postlådor till M365. Därefter kommer distributionsgruppen bli synlig i M365.

Kontakta Servicedesk i samband med er flytt.

Elin Sköld
2022-10-11